ToDoリストとの永遠の戦い
また１ヶ月ほど間が空いてしまいました。２週間はヨルダン旅行をしていたためですが、残り２週間については、完全に我が怠惰によるもの。あぁ、情けない…今後は、心機一転、ちゃんとブログを更新していきたいと思います。兎に角継続こそ力ですもの。頑張ろう…
「で？この流れでなんで、ヨルダン旅行についての記事じゃないのさ？」と思われる方がいらっしゃるかと思いますが、世の中には熟成期間が必要なものがあってですね、私の旅行記なんかもその類いなのです。その割に今日の記事は「鉄は熱いうちに打て！」とばかりに、読み終わったばかりの本を取り上げるんですが、ま、その辺はご愛嬌のうちです。多分。
さて、本題。銀座のコアの中に入っている本屋の新刊書コーナーで見かけて買って、2011年末に読んでいたスコット・ベルスキの「アイデアの９９％ 「１％のひらめき」を形にする３つの力」」を部下に貸すために改めて読んだのですが [1]以前にも書いた「部下に読んでほしい部分に線を引いた本を貸す」活動、まだやってます、この本タスク管理本としては結構お勧めです。著者がクリエイティブ系世界の人のため、一見日本のサラリーマンには使えなさそうなんですが、「整理力」「仲間力」「統率力」の３章のうち、特に「整理力」は誰にでも応用が利くと思います。そのエッセンスは以下の通り。
・アイデアを実現するには、アイデアを思いつくより、それを実現するまでの実行力の方が大事である。
・アイデアは基本次から次へ、シャワー中だったり運転中だったり、場所を選ばず思いつくもの。それ故、思いついてもメモされず、実行されず、日の目を浴びないアイデアがほとんどである。
・一つのアイデアがプロジェクトとして実行に移されても、途中で中だるみしたり、新しいアイデアにエネルギーを割いてしまい、完成しない場合が多い。
で、具体的にどのように整理してアイデアを実現させるかと言えば、
【情報ややりたいこと、やることの振り分け】
・情報ややりたいことを「やること」「追々（時間があれば）やること」「参考資料」に分ける
・「やること」をリスト化する。リスト化するときは動詞で書く。例えば、「○○について、××に電話する」など。
・他の人に投げたボールについても確認することをリストに追加する。「△△からのメールの返信が無ければ、催促する」など。また、投げた相手がちゃんと進めているのか進捗確認することもリストに追加する。そのまんまの例ですが、「■■について、××に進捗確認」など。
・会議の後に誰が何をするのか「やること」リストを確認する。すべきことにもれが無いか、認識に相違がないかを調べる。（逆に言えば、そのリストが一つもない会議は会議としていかがなものか？が本書のスタンス。）
・「追々やること」は「やること」リストと明確に分けておき、一定期間に一度見直し、「やること」リストへの昇格やゴミ箱行きを検討する。
・「参考資料」は、プロジェクト毎に保管しておくが、今後も本当に必要かどうか検討して不要ならば捨てる。
【エネルギー配分】
・プロジェクトの優先順位や「やること」の優先順位を検討してから、行動に移す。すぐにできること（例えば、「お礼メールを送る」）はその場で行う。後回しにしない。
・チーム内で責任分担表を作り、誰がどの「やること」に責任を持っているか明確にする。（出来れば見える化する。）
・緊急案件が飛び込んできても、他に優先度が高くすべきことがあれば、自分だけしか出来ないものでない限り、部下や同僚にお願いする。
【実行続けるために】
・今までやりきったタスクやToDoを見える化し、過去の頑張りを認識できるようにする。
実は、私はこのやり方（優先順位のついたToDoリストを作り、それを過去の栄光として取っておく）を、留学時代にやっておりました。これは決して意識高い系ではなく、本来２年半掛かる単位が残っているのに、根性で２年で卒業せねばいけない⇒１学期毎の授業数MAX（最後の１年はオーバーして担当教官の承認を貰った）⇒マジ宿題やばい。追いつかない！という経験から編み出した私の涙と汗の結晶なのです。でも、この経験が今の仕事につながっていることは確か。 [2]私、前々から大学で身に付いた勉強の仕方が仕事に役に立つ！と申し上げております。
私の性格が今までの自分の頑張りを眺めて悦に入るタイプであることは見ての通りですが、今仕事でこの代わりになっているのが、Googleのタスク管理機能。手書きだと翌日にまわすタスクの書き直しが面倒なのですが、オンラインだとカレンダーから希望日を選択して一発です。超楽！また、終わったタスクを削除するのではなく [3]勿論削除機能もついてますけどね。、チェックを入れることが出来るので、その日やったことを保存でき、後から眺めて悦に入ることも可能です。あえて難点を言えば、Googleカレンダーを日ごとの表示にしないと、横幅の都合上見にくいことと、過去の努力を眺める場合は月ではなく、週単位にしないと今度は縦幅の関係上見にくいことでしょうか…Googleはもっとタスク管理機能に力を入れるべきだね！私の過去３ヶ月の知見によると、タスク管理機能はアルファベット順（かつ、あいうえお順）で並ぶので、朝の時点でタスクの先頭に番号を振ると上から重要度順になるので良いかもしれません。今思いついたんで、明日職場で実行してみます。
最後に、この本の筆者が主催しているフォーラム？のサイトです。タイムマネージメントやメール対処法に関する記事も載っていてなかなか面白い。今後も出来れば興味のある記事を簡単に紹介していきたいと思います。
